Tukata School Assistant Administrator – JOB DESCRIPTION

POST: School Admin (full-time, year-round contract, paid holidays)
REPORTING TO: School Director, School Advisor and Head of Teachers
SALARY: To be discussed
HOURS: 8am to 5pm, Monday to Friday
TO APPLY: Email CV & cover letter to tukatavientiane@gmail.com

DEADLINE: October 23rd, 2020
INTERVIEWS: October 27 & 28
START DATE: November 2nd
 
PURPOSE OF THE POST

• To assist with coordinating office and daily communication between our 2 daycare locations
• To assist with school email and social media
• To provide full administrative support to the administration team and teaching staff as required
• To manage “front of house” area – greet all visitors and make them feel welcome
• To arrange internal meetings
• To organize and assist special events
• To project a professional image of the school at all times

KEY WORKING RELATIONSHIPS OUTSIDE THE SCHOOL
· All visitors – prospective students and parents (arranged by appointment)

KEY WORKING RELATIONSHIPS WITHIN THE SCHOOL
· School Owner/Director – English, Lao

• Head of Teachers/Admin Tukata Km4 House
• Head of Teachers/ Admin Tukata Thongkang House
• English & French International Teachers

JOB DESCRIPTION
General office administration and front of house duties

• Meet and greet all visitors to the School (Schedule shared between 2 locations)
• Carry out general admin duties e.g. writing letters to parents, preparing invoices, recording payments of school fees.
• Maintain the general email account and responding to queries / directing enquiries as required

• Responding to FB page messages
• Assist in the upkeep of contact records, including student and staff contact information
• Maintaining a clean, tidy and orderly admin office

Internal Meetings

• Organize monthly staff meetings
• Attend bi-weekly management meetings

External Meetings

• Attend any scheduled parent meetings
• Organize school events such as Parent’s Picnics, End of Year Ceremony, Lao New Year Party, etc.
• Represent Tukata school at outside events as determined by the Director

 
PERSONAL SPECIFICATIONS

• Must have own transportation as will share time between 2 school locations
• Native or Near Native English speaker
• Previous experience in working in a school office or daycare setting
• Excellent working knowledge of MS Word
• Excellent working knowledge of Google platform, Social Media (FB, Instragram, Twitter)
• Excellent interpersonal, oral and written communication skills
• Ability to work independently and as team
• Ability to establish good working relations at all levels of the Institution – with students, teachers, and management
• A pleasant manner with visitors
• Calm, friendly personality to work around small children.
• Good organization skills, ability to multi-task, prioritize effectively be flexible to the daily needs of the school

 
Desirable Skills

• Familiar with Lao culture and way of working in Laos
• Knowledge of alternative forms of holistic education such as Waldorf.
• Some Lao language would be helpful, but not required.
• Passionate about young child and creative play. Tukata School puts a high value on letting children learn by exploring and play, our staff must be able to nurture creative play.
• Passionate about nature and outdoors. Weather permitting students spend a lot of time outdoors. Must be willing to engage with children and parents during outside time. Also, must promote good environmental practices such as recycling and limiting the use of plastic in the school.

 
The above serves as a guide and is not exhaustive; staff are expected to undertake other duties and projects as may be reasonably required by the Director in accordance with the grade of the post. Tukata School values your personal and family time, however you will be working as part of a small, friendly, administrative team and may be asked to provide extra support as needed.
 
 

Letter to Parents

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1.) There will be no charge for the month of June in replacement for April. (If April fees are current) However, your child must attend the original days. Ex. 3,4 or 5 days. Only June is offered in exchange, no other substitutions available due to our operating expenses.
2.) The school will be open July and August with no break. July and August may be paid monthly. If you choose to take a break in the summer, you will not need to pay.
3.) The 2020-2021 school year will begin Sept 1st. A deposit of 1,000,000 kip will be required to reserve a space for the coming school year. This will be deducted from fees for Term 1.
4.) We will be testing tempatures of students and teachers on arrival. Parents must drop off children at the gate.
5.) Each student must provide the school with 1 full size bottle of hand sanitizer, and 1 bottle of shower soap.
6.) Many of our students are overseas. We will review any returning students on a case by case basis. Safety of staff and students is our priority.
7.) For specific questions please email us at tukatavientiane@gmail.com or use the schools WhatsApp. Specific questions will not be answered here.
Thank you! We look forward to seeing everyone again!

Dear Parents, (This letter was also posted in student's logbooks)  In addition to our regular deep weekly cleaning, our housecleaning staff is doing additional daily disinfections of surfaces, doorknobs, common play toys etc..
While there have been NO cases of Influenza at either Tukata, we wish to do our best to keep our little ones happy and healthy.
We will call you to collect your children if fevers are over 38 degrees. This is slightly lower than before, however during the season we want to be extra vigilant to keep our kids healthy. Thank you for your support with this! 

We are now open for our 2019-2020 school year. Limited space available! Contact us for an information kit.
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Bonjour à tous,

Au sujet de ce que nous faisons en classe de français, nous commençons par une routine classique sur le temps qu’il fait et le jour de la semaine : avec souvent un rappel de l’ordre avec la chanson du facteur. Avec le groupe d’élèves plus âgés l’un d’entre eux doit trouver le bon jour, le mot écrit, parmi tous les jours de la semaine. La plupart y réussissent grâce à l’initiale. Ainsi ils prennent conscience qu’ils sont déjà capables de deviner de quel mot il s’agit avec leur connaissance des sons produits par la lettre. Ce qui est le début de la lecture. Une compétence acquise avec les jeux sur la méthode des Alphas. De temps en temps la chanson de l’alphabet, pour l’ordre alphabétique, qu’ils apprennent aussi avec Madame Seng. Comme je l’expliquais précédemment, je dois tenir compte du fait que beaucoup d’enfants étudiant le français à Tukata iront un jour à l’école française, donc je leur ai fait d’abord  écrire en majuscules d’imprimerie et juste un peu en script (l’écriture des livres). Mes collègues qui enseignent l’anglais leur font écrire en script. Les petits français sont confrontés à 3 types d’écritures, cursive (les « lettres attachées » ou « cursives », liées entre elles pour écrire plus rapidement) et script. Les avis sont partagés sur l’écriture qui devrait être enseignée en premier, sans doute parce qu’il y a des avantages et des inconvénients dans tous les cas, mais à l’école française on apprend donc d’abord à écrire en capitales d’imprimerie (A B C D… celles du clavier d’ordinateur) puis en attaché, donc les lettres que les élèves apprennent à lire dans les livres ne sont pas les mêmes que celles qu’ils écrivent. Comme les majuscules attachées sont difficiles pour les jeunes enfants on leur fait souvent écrire, au début, les minuscules en attaché avec la majuscule d’imprimerie! Tout cela peut paraitre bizarre mais les enfants finissent par s’y retrouver. Comme je préfère les familiariser d’abord avec les « sons » produits par les lettres (celles des livres et de la méthode des Alphas) pour leur faciliter l’apprentissage de la lecture, je n’ai pas voulu introduire les lettres attachées trop tôt. En fait j’ai commencé à leur montrer et expliquer à quoi cela sert cette semaine. Par exemple j’écris leurs noms en script puis je repasse pour attacher les lettres, ce qui les amuse beaucoup. Je vais maintenant les faire écrire sur des fiches d’écritures de « Grande section » (plus haut niveau de maternelle à l’école française). Les lettres attachées minuscules peuvent leur paraitre bien différentes s’il s’agit d’un mot ou d’une phrase mais lorsqu’ils étudient chaque lettre séparément dans ce genre de fiche ils constatent que la plupart sont très proches des minuscules des livres ou des Alphas. Le « a » a une canne comme celui des Alphas, le « c », le « d » etc. avec une minorité de lettres très différentes comme le « b », le « f »… La plupart de mes élèves n’adorent pas l’écriture des lettres ou des chiffres, qui demande pourtant de la régularité, donc si vous avez l’occasion de jouer à écrire à la maison n’hésitez pas. Cela marche souvent mieux si on donne plus de sens. Par exemple, ils viennent de colorier un grand  chiffre correspondant aux nombre de personnes dans sa famille et d’en dessiner les membres. En ce qui concerne la numération ma plus grande fierté est d’avoir réussi à les inciter à jouer à  la marchande. Ils le font maintenant souvent dans le bac à sable. On le fait aussi régulièrement pendant les « circles time » : avec une boutique de vêtements (le thème), de jouets, un anniversaire de peluches (il faut compter les invités, les assiettes etc.) et même un magasin de sorcières…
Je rappelle que mes principaux objectifs sont de leur faire aimer l’école, le français et les livres et je pense y réussir en grande partie. La plupart courent pour se rendre dans ma classe et me demandent souvent de leur lire un livre. Là aussi leur lire un livre avant de dormir leur rendra un grand service.
Circle time
Je continue à « adapter » des livres pendant les « circle time » de 9h, moment où tous les enfants, de tous âges, sont réunis, même les plus petits non francophones. J’en assure trois, sur cinq, par semaine, en plus de la classe tous les matins, et c’est intéressant car quoi que je fasse, spectacle de marionnettes, de théâtre, activité, jeu ou autre, je dois donc être d’une clarté absolu pour que tous les enfants puissent suivre. Finalement cela m’oblige à tout illustrer : animaux, plantes, objets, actions ou mimer : émotion, chaleur, froid (avec la langue des signes si le signe est transparent) et cela profite à tout le monde, même au francophones. Même si je chante, ou le plus souvent fait chanter, une comptine comme La souris verte ou Le fermier dans son pré : l’élève doit montrer chaque personnage (figurines, peluches etc.) successivement… Quand les enfants font de la balançoire je leur chante maintenant Balançoire toboggan en langue des signes :
https://www.youtube.com/watch?v=u5XFPi2cCk4
 Dans les histoires aussi j’ai adopté la maxime d’Alfred Hitchcock :
« Tout ce qui est dit et non montré est perdu pour le spectateur »
En tout cas ce qui est dit et non montré en même temps !
 
Un exemple de livre « adapté » : Toutes les couleurs
Je montre les images du livre et refait toute l’histoire avec un lapin en peluche (dans l’arbre sur la photo) et des accessoires. Un autre : Serrez sardines! ou encore des classiques comme Le lièvre et la tortue (sauf que c’était une course de voitures, le thème, et que le lapin qui aimait trop la « bière de carotte » et jouer aux cartes, avait un accident et se faisait dépasser alors qu’il poussait son véhicule.
Quel que soit le thème, car les enseignants de Tukata suivent les thèmes du mois ou de la semaine, je privilégie toujours d’enseigner de façon ludique et pendant les « circle time » le plus souvent par le biais d’une histoire (de marionnettes ou de peluches, ou avec des enfants acteurs etc.) deux, et le plus souvent trois fois par semaine, pour le plus grand bonheur des enfants, mais surtout par souci d’efficacité. Je voudrais insister là-dessus car on pourrait croire que les spectacles n’ont que le mérite de faire aimer l’école et d’enseigner un peu de vocabulaire en prime. Pas du tout ! C’est surtout une des meilleures manières d’enseigner aux plus jeunes. Pour prendre un exemple : vous voulez enseigner les parties du corps. Au lieu d’utiliser des « flash cards » ou faire coller les différentes parties du corps etc., j’inclus le même contenu dans une histoire : des fées fabriquent un monstre morceau par morceau puis l’animent en lui donnant un cœur. L’enfant va mémoriser plus facilement car il y a plus d’émotion, une histoire pour lier les informations et surtout parce qu’il est plus attentif! Cela les jeunes enfants vous l’apprennent rapidement : vous n’arriverez à rien si cela ne les intéresse pas! Comme c’est un spectacle cela peut paraitre du pur divertissement mais en fait vous enseignez la même chose de façon plus efficace, comme un alliage peut être à la fois plus léger et plus solide. Un autre jour une autre version en mieux : Comme dans le film comique Monthy Python Sacré Graal (Monty Python and the Holy Grail) Anaïs tranche successivement les parties du corps d’un méchant dragon (qui s’enfuira). Dans un autre récit des animaux tentent d’effrayer des bucherons en se déguisant en fantômes.
Toujours sur les parties du corps, jouer au docteur, en l’occurrence au Docteur La Peluche, a eu tant de succès que j’ai dû le faire deux fois. Là aussi répéter : « J’ai mal aux dents ! », les soigner etc. va laisser un plus grand souvenir.
Bien sûr je ne manque pas une occasion de faire de la prévention : un nounours s’est trop penché par la fenêtre et est tombé (c’est montré). Il se plaint de maux de tête et a une grosse bosse (un ballon). Notre diagnostique et la guérison (la bosse va dégonfler vraiment très vite) ne tardent pas. Lors d’une urgence : un problème cardiaque, nous réalisâmes une audacieuse opération du cœur par voie dorsale… qui réussit parfaitement. Les enfants ont bien gratté les carries (du scotch noir) d’un petit monstre trop gourmand. Prévention encore : un chien aimait trop les sucreries et refusait de se laver les dents… Nous avons plâtré la patte cassée d’un mouton, soigné des plaies etc.
Pour donner un autre exemple, j’avais les cris enregistrés de beaucoup d’animaux terrestres, c’était le thème, et des jouets ou des peluches pour les illustrer. La petite histoire devient que des pirates débarquent sur une île où des « enfants perdus », comme dans Peter Pan, se déguisent en animal et les imitent  pour effrayer les envahisseurs.
Dans un autre spectacle sur le thème des animaux qui volent, des animaux terrestres tentent d’y parvenir : un rat en battant des bras… Un éléphant avec ses oreilles… Un lapin qui s’est fabriqué des ailes de chauve-souris… Un panda qui s’est confectionné des ailes en plume qui plane un peu mais s’écrase comme les autres.  Et finalement 3 animaux, un mouton, un coq et un canard, y parviennent par un tout autre moyen : une montgolfière. 
L’air de rien je donne des infos assez exactes aux enfants. Les hommes ont essayé de voler en imitant les oiseaux et leurs ailes, et ont réussi en ballon, précédés par ces 3 animaux, en 1783, car, comme je l’ai raconté aux élèves, le roi de France n’a pas voulu tenter d’abord l’expérience avec des êtres humains. Certes ma reconstitution ressemble beaucoup à un épisode de Shaun the sheep… Je m’amuse à faire de temps en temps des sortes de documentaires animaliers où tout est reconstitué (avec peluches, marionnettes, jouets etc.), mais dont les informations sont rigoureusement exactes, sur la tortue marine (qui vient pondre sur la plage etc.), le chat,  le panda avec une marionnette mais les authentiques cris enregistrés, une petite forêt de bambou etc.
Les enfants adorent les contes de fées donc je réalise des classiques comme le Petit chaperon rouge ou le plus souvent en invente en fonction du thème et des personnages ou accessoires que je possède, une fois sur 5 princesses (sur le thème des 5 sens) pour satisfaire toutes mes actrices en herbe ! 


A bientôt, Paulin
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Our new location in Ban ThongKang is open the week of April 23rd from 8:30 AM until 3:30PM for visitors. Please call to arrange a visit! 20 9991 3240 or email: tukatavientiane@gmail.com We are on Hom 9, the road with Bangkok Noi on the corner. Drive about 500M down and look for our logo on a black gate.